第１条　この要領は、組合員および利用者等（以下、「利用者」という。）から当組合が取得した個人情報に係る利用者からの苦情等の申出に対し迅速かつ適切に対応するための手続等を定め、もって、利用者の理解と信頼を深めるとともに、利用者の正当な利益の保護に資することを目的とする。
　なお、苦情等の申出が保有個人データの開示請求等にわたる場合には、別に定める「保有個人データの開示等に関する手続要領」によるものとする。

　第２条　前条の目的を達成するため、苦情等対応窓口を次のとおり設置するものとする。

　第３条　当組合が苦情等を受付る申出人の範囲は、利用者本人の他、親権者、法定後見人等代理人を含むものとする。
　②本人確認が必要な場合には、個人情報の開示等に関する手続要領第４条（本人の確認）に規定する方法により確認する。

　第４条　苦情等対応窓口は、申出人から苦情の申し出があった場合には、これを誠実に受付、申し出のあった苦情の迅速な解決を求めるものとする。
　②苦情の受付・対応に当たっては、常に公正不偏な態度を保持するとともに、申出人から事情を十分聴き取る等により、利用者の正当な権利を損なうことのないよう注意しなければならない。
　③窓口の担当者は、次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ、個人情報保護支所・事業所等責任者、個人情報保護部門責任者および個人情報保護統括責任者に報告を行う。

　１ 苦情等の申出人およびその手段
　２ 苦情等の内容と対応の経過
　３ 結果と今後の留意事項

　④個人情報保護統括責任者は、必要があると認めるときは、再発防止策などの措置を講ずるとともに、統括管理者に報告を行う。

　第５条　当組合が受付た苦情等に関する記録（関係者のプライバシー等に係るもの）は非公開とする。

　第６条　苦情等を契機として個人データの漏えい等が発覚した場合の対応は、個人情報扱規程に定めるところによる。

　第７条　この要領の改廃は、組合長がこれを決する。